Friday/Poppins

Projektumfang

Personio-Implementierung

Use Cases

Aufgrund ihrer M&A-Geschäftsperspektive benötigte Education Partners ein zentrales Human Resource Information System (HRIS).
Sie wandten sich an uns, um Unterstützung bei der Implementierung der von ihnen gewählten Lösung, Personio, zu erhalten.
Der Projektumfang umfasste einen Go-live innerhalb von zwei Monaten, die vollständige Migration der Mitarbeiterdaten, die Integration der Abwesenheits- und Anwesenheitserfassung sowie die Überführung der wichtigsten HR-Prozesse in Personio.
Zusätzlich implementierten wir das Recruiting-Modul, richteten Automatisierungen ein und optimierten Prozesse.

„Dank Friday/Poppins konnten wir unseren ambitionierten Zeitplan einhalten, das System voll ausschöpfen und unsere Go-live-Ziele erreichen. Besonders hervorheben möchte ich den strukturierten Wissenstransfer, das nahtlose Stakeholder-Management und die effiziente Gestaltung des Rollen- und Berechtigungssystems.“

Isabell Bonavita

Head of HR

In drei Schritten zu nachhaltigen Ergebnissen

Jedes unserer Projekte folgt einer klaren Logik: Wir identifizieren bestehende Blockaden, bringen funktionierende HR-Strukturen auf die Straße und sichern die Ergebnisse langfristig ab. Sieh im Detail, wie wir diesen Weg gegangen sind und so für nachhaltige Erfolge und spürbare Entlastung gesorgt haben.

Herausforderungen

Bei einem komplexen Setup mit sieben rechtlichen Einheiten war die sichere und vollständige Migration von HR-Daten sowie die Datensicherheit durch konkrete Berechtigungsgruppen innerhalb von Personio von entscheidender Bedeutung.
Dem Unternehmen fehlte ein zentrales System zur Verwaltung von HR-Funktionen wie Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung und Recruiting.
Intern mangelte es an Ressourcen und Fachwissen, um die Datenmigration eigenständig zu steuern und Personio als voll funktionsfähiges HRIS einzurichten.
Darüber hinaus fehlten in der Organisation interne HR-Best-Practices, um ein rechtskonformes und effizientes operatives Setup zu gewährleisten.

Lösung

Wir übernahmen die komplette Personio-Implementierung einschließlich Projektmanagement, technischem Setup und enger Abstimmung mit dem Kunden durch wöchentliche Check-ins mit allen rechtlichen Einheiten, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen im System berücksichtigt und erfüllt werden.
Ein starker Fokus wurde auf den effektiven Wissenstransfer gelegt, um das HR-Team zu befähigen, das System eigenständig und nachhaltig zu nutzen.
Nach dem Soft-Launch erweiterten wir die HR-Prozesse und rollten das Recruiting-Modul aus.
Wir kümmerten uns um die Integration und Administration über alle sieben Einheiten hinweg, einschließlich eines komplexen Rollen- und Berechtigungs-Setups.

Impact

Mit der erfolgreichen Personio-Implementierung hat Education Partners seine HR-Abläufe deutlich verschlankt.
Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnungen und Recruiting werden nun aus einer einzigen zentralen Quelle („Single Source of Truth“) verwaltet, was die Transparenz erhöht und den Verwaltungsaufwand reduziert.
Die Automatisierung von Routineaufgaben und Workflows hat HR-Kapazitäten freigesetzt, die nun für strategische Initiativen genutzt werden können.
Die Befähigung interner Stakeholder hat zu einer höheren Systemakzeptanz und Autonomie über alle Abteilungen hinweg geführt.
Durch starke Partnerschaften und den Austausch von Best Practices ist Education Partners nun mit einem skalierbaren HR-Setup ausgestattet, das den aktuellen Betrieb sowie zukünftige M&A-Strategien unterstützt.
Mit einer dedizierten Hypercare-Phase und fortlaufender Unterstützung nach dem Go-live haben wir eine reibungslose Implementierung sichergestellt, ohne das HR-Tagesgeschäft zu beeinträchtigen.

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Erfolgreiche Personio-Implementierung ohne Beeinträchtigung des HR-Tagesgeschäfts